1인 사업가의 시간 관리

오늘은 1인 사업가의 시간 관리에 대하여 이야기해보고자 한다.

모든 사업가에게 시간 관리는 무척 중요하다.

하지만 1인 사업가에게는 더욱 중요하다.

백업 인력이 없는 1인 사업가는 시간 관리를 잘못하면 회사전체의 일정을 어긋나게 할 수 있기 때문이다.

 

시간 관리에 대한 서적은 시중에 무척 많다.

나도 이러한 책들을 많이 읽어보았다.

하지만 내가 내린 답은 결국 알아서 체득해야 한다는 것이다.

시간관리법은 알아서 체득해야하기 때문에 나는 정답을 제시할 수 없다.

그저 나의 경험과 내가 사용했던 방법을 이야기할 뿐이다.

이 글을 읽는 분들은 나의 방법을 변형하거나 피해야하는 것이 설정하는 것이 좋다.

그저 자신에게 맞는 방법을 만드는 재료로 사용하면 충분하다.

 

먼저 시중의 책들에서 내가 도움받지 못한 이유를 이야기해보겠다.

요즘 시간관리의 트랜드는 선택과 집중인 것 같다.

가장 중요한 일의 우선순위를 정하고 이 순서에 맞게 중요한 일을 해야한다는 것이다.

아니면 긴급함과 중요도의 우선 순위를 설정하여 일을 하되 긴급하지 않아도 중요한 일은 반드시 하라는 내용도 있다.

이러한 방법은 무척 좋은 방법이다.

하지만 나는 1인 사업자에게 이런 방법들을 추천하지 못하겠다.

이유는 백업 인력이 없기 때문이다.

 

1인 사업자는 누구도 본인을 돕지 않는다.

즉 중요하지 않은 일이라도 해야만 하는 일은 반드시 직접해야한다는 것이다.

중요도에 따른 우선 순위 설정과 집중은 중요하지 않은 일을 타인에게 넘길 수 있을 때 가능하다.

하지만 중요도가 떨어지는 일은 안해도 될까?

아니다 누군가는 해야하는 일이다.

만약 안해도 되는 업무라면 업무 자체를 없애야하지만, 그렇지 않다면 누군가는 해야한다.

즉 1인 사업자는 우선순위를 설정하더라도 결국 모든 일을 해내야 한다는 뜻이다.

 

나는 아이패드 미니에 내가 해야하는 업무를 전날 밤에 정리하거나, 갑자기 생길 때 그 즉시 메모해두었다.

아이패드 미니를 항상 소지하고 다녔기에 아이패드에 했지만, 스마트폰에 해도 상관없다.

나는 그저 테블릿 팬으로 큰 화면에 즉시 기재하고, 즉시 지우기는게 편해서 아이패드를 활용했을 뿐이다.

그저 내가 항상 소지하는 디바이스면 충분한 것 같다.

나는 아날로그 수단인 수첩이나 다이어리를 활용하지는 않았다.

수첩이나 다이어리의 경우 페이지를 넘기고 나면 다시 보는 경우가 별로 없었기 때문이다.

하지만 수첩이나 다이어리를 잘 사용하고, 본인만의 정리법이 있으며 놓치는게 없다면 이 방법도 좋은 것 같다.

중요한건 내가 언제나 들고 다니며, 업데이트와 진행상황 체크를 수시로 할 수 있는 매체여야 한다는 것이다.

화장실을 갈 때도 소지할 수 있어야 한다. 

 

내가 이렇게 휴대성에 집착하는 이유는 나의 특성과 관련이 있다.

나는 기억력이 썩 좋지 못하다.

그런데 1인 사업자의 경우 정말 엄청난 업무량을 처리해야 한다.

기업이 작다면 일이 좀 단순할 수는 있다. 하지만 필수 업무량이 적어진다고 생각해서는 안된다.

재무, 마케팅, 물류, 거래처, 생산 등의 경영을 위한 코어업무는 사이즈와 무관하게 반드시 존재한다.

이를 다 처리해나가고, 일이 쌓여가는 빈도가 굉장히 잦았다.

그리고 그 와중에 놓치는 일도 있었다.

그래서 나는 밥을 먹다가도 새로운 연락이 올 경우 바로바로 To do list를 업데이트하였다.

 

다음 나의 노하우는 이메일 확인 시간을 정하는 것이었다.

나는 하루 3번 이메일을 확인하였으며, 지금도 그렇다.

업무 시작전, 오후2시, 밤. 세번 확인한다.

급한 일은 문자나 카카오톡으로 오게 되어있다.

또한 1인 사업자로 사업을 굴려나가면 우리와 계약하려는 벤더들의 스팸성 메일이 많이 오게 된다.

이것에 다 끌려다니면 절대 해야할 일을 다할 수 없다.

그래서 단 3번만 메일을 확인하였다.

 

그 다음으로 다음날 해야하는 일은 필기앱 상단에 기재하였고, 시간 있는 일은 하단에 기재하되 마감기일을 함께 적었다.

내가 한 페이지에 이렇게 구성한 이유는 한눈에 보기 위함이다.

한눈에 해야할 일을 파악하는 것과, 다른 페이지 혹은 다른 문서에 기재하는 것은 나에게는 차이가 무척 컸다.

시간을 엄청나게 나눠쓰기 때문에 한 눈에 보는 것이 유리했다.

오늘 업무를 할당할 때 남는 시간이 발생한다면 마감기일이 남은 일을 사이에 넣어서 헤치웠다.

이렇게 즉시즉시 시간을 조정하며 활용하려면 1page가 좋았다.

 

그 다음이 정말 중요했다.

나는 일을 우선순위로 나누기 전 사무실에서만 할 수 있는 일과 나가서도 할 수 있는 일로 나눴다.

1인 사업자는 밖으로 쏘다닐 때가 많다.

그리고 나는 회사를 다니며 사업을 하였기에 더욱 그런 시간이 많았다.

그렇기 때문에 이 기준으로 일을 반드시 나누어 두어야 했다.

내가 사무실에서 엄청 열심히 일을 하고 밖으로 나왔다.

해야할 일은 많이 줄었다.

그런데 밖에 나와보니 그 다음일은 사무실에서만 할 수 있다.

하루 망친거다.

그래서 나는 사무실에서만 할 수 있는 일과 밖에서도 할 수 있는 일로 나누는 것을 가장 먼저했다.

 

그 다음으로 중요도와 소요되는 시간을 고려했다.

당연히 중요한 일을 기준으로 업무 시간을 할당한다.

그런데 소요되는 시간도 무척 중요하다.

나는 집중력은 한 호흡으로 가져가야 한다고 생각한다.

그렇기 때문에 한가지 일을 하다가 끊기는 것은 좋지 않다고 생각한다.

내가 거래처와 zoom 미팅을 2시에 하기로 했다.

중요한 일 순으로 처리하다가 1시간 30분 정도 소요되는 일이 있는데 미팅까지 한시간이 남았다.

그러면 나는 1시간 안에 끝낼 수 있는 다음 중요한 일을 처리했다.

 

짜투리 시간을 잘 활용했다.

아무리 바빠도 생각보다 짜투리 시간은 많이 발생한다.

예를 들어 밥 먹는 시간, 흡연하러 가는 시간, 커피를 기다리는 시간, 화장실 가는 시간, 내가 어딘가를 가기 위해 걷는 시간 등이 있다.

나는 이 시간에 시간이 적게 소요되고 덜 중요하기 때문에 큰 집중력없이 처리할 수 있는 일을 했다.

 

어차피 익명이니 솔직하게 말하겠다.

나는 운전을 하면서도 자잘한 일들이나 확인해야하는 것들은 확인했다.

신호에 걸리거나 외곽도로를 달릴 때 주행보조 기능을 켜놓고 확인했다.

하지만 이 짓거리는 하지 않기를 바란다.

나는 이러면서도 사고가 나본 적은 없지만, 그래도 위험한 것이고 법적으로도 문제가 되는 행위다.

하지만 나는 이렇게까지 짜투리(?) 시간을 최대한 활용하려고 노력했다.

 

내 과거 시간 관리법을 정리해보자면,

1. 항상 휴대하는 도구에 일정 수시로 정리

2. 이메일 확인 시간 정해서 시간 확보하기

3. 한페이지에 일정 한눈에 볼 수 있게 배치하기

4. 사무실과 외부에서 할 수 있는 일 구분하여 일정 짜기

5. 중요도와 소요시간 고려하여 촘촘한 일정 구성하기

6. 짜투리 시간 활용하기

였다.

 

이 방법이 모두에게 정답은 절대 아니다.

그저 나는 이렇게 했다는 것이다.

또한 이중에서도 짜투리 시간을 활용하는 것은 최소한의 휴식조차 보장받지 못하게 만드는 것이다.

본인의 멘탈이 강철 멘탈이 아니거나, 사업에 내 모든 것을 갈아넣는 것까지는 원하지 않는다면 짜투리 시간이라도 쉬는 것이 정답일 수 있다.

또한 다시 한번 이야기하지만 운전할 땐 운전에 집중해야한다.

나는 그저 내가 짜투리 시간을 얼마나 많이 활용했는지를 이야기하려고 했을 뿐이며, 극한의 예시를 든 것 뿐이다.

지금은 절대 그러지 않는다. 짜투리 시간보다, 사업보다는 내 목숨이 더 소중하기 때문이다.